Miracle Flooring Co., Ltd. · Inventory & Sales System
Requirement
Analysis
Manual
ระบบบริหารสต็อกและการขาย
อ้างอิงจาก Flow Diagram v5
Batch/Roll Tracking
Waste Management
Express Integration
4 Sale Types
Backorder Support
มีนาคม 2569
1.1การรับกระเบื้องยาง (สินค้าหลัก)
กระเบื้องยางจะมาในลักษณะม้วน แต่ละม้วนจะมีฉลากติดอยู่หน้าม้วนจาก Supplier เรียบร้อยแล้ว Admin เพียงอ่านและบันทึกข้อมูลจากฉลากเข้าระบบ ไม่ต้องพิมพ์ฉลากใหม่เอง
🏷️ ตัวอย่าง — ข้อมูลบนฉลากหน้าม้วน
Product Code: LVT-2204
ชื่อรุ่น: Luxury Vinyl Tile Herringbone
Batch#: B2024-089 · Roll#: R-042
ปริมาณ: 25.5 ตารางเมตร
1.2การรับสินค้าประกอบ (กาว / ปูนปรับระดับ)
สินค้าประเภทกาวและปูนปรับระดับมีหน่วยนับเป็นถังหรือถุง ไม่มีระบบ Batch/Roll# Admin บันทึกเพียง รหัสสินค้า · ชื่อรุ่น · จำนวนที่รับเข้า
1.3การระบุคลังสินค้า
ทุกครั้งที่รับสินค้าเข้า Admin จะต้องระบุว่าสินค้าชุดนี้เก็บอยู่ที่คลังไหน
| คลัง | รายละเอียด |
|---|
| 🏭 คลังใน | โกดังหลักภายในบริษัท — เหมาะสำหรับสินค้าที่รอขายปกติ |
| 🏗️ คลังนอก | โกดังสาขาหรือพื้นที่เก็บภายนอก — มักใช้เก็บสินค้าขนาดใหญ่หรือสต็อกสำรอง |
1.4การส่งยอดให้บัญชี
หลังจากบันทึกรับสินค้าเข้าครบแล้ว ระบบจะส่งยอดให้ฝ่ายบัญชีเพื่อบันทึกต้นทุนสินค้าและภาษีนำเข้าในระบบบัญชี Express ต่อไป
2.1ขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคา (PQ)
1
เลือกหรือสร้างข้อมูลลูกค้าลูกค้าใหม่ — กรอกข้อมูลใหม่ · ลูกค้าเก่า — เลือกจากระบบและแก้ไขได้
2
กรอกที่อยู่ 2 แห่งที่อยู่สถานที่ติดตั้ง (จัดส่ง) และที่อยู่ออกใบกำกับภาษี — อาจเป็นคนละที่กัน
3
เลือกสินค้าจาก Catalog + เลือกประเภทงานทั้งสินค้าที่มีในสต็อก และสินค้าที่ต้องสั่งพิเศษ (Backorder)
4
Admin กรอกราคาขายเองราคาไม่ได้ Fixed ในระบบ — Admin เป็นผู้กำหนดต่อ PQ
5
กำหนดเงื่อนไขการชำระสด หรือ เครดิต XX วัน และเงื่อนไขมัดจำ — กำหนด case by case ต่อ PQ
2.2ประเภทของงาน (Sale Type)
ระบบรองรับงาน 4 ประเภทหลัก ซึ่งส่งผลต่อวิธีการตัด Stock และการจัดการ Waste
Type 1
ค่าสินค้าอย่างเดียว
ขายกระเบื้องยาง/วัสดุ ไม่มีค่าแรงในบิล ลูกค้าเอาของไปเองยกม้วน Waste ทั้งหมดเป็นของลูกค้า
Type 2
ค่าแรงอย่างเดียว
เฉพาะค่าบริการติดตั้ง Admin ต้อง Manual เบิกกาว/ปูนที่ใช้จริงออกจาก Stock
Type 3A
สินค้า+แรง (แยก)
มีทั้งค่าสินค้าและค่าแรงแต่แยกรายการชัดเจน ลูกค้ารับของไปยกม้วน Waste เป็นของลูกค้า
Type 3B ⭐
Project รวม (Core)
งานโปรเจกต์ที่บริษัทรับผิดชอบตั้งแต่วัสดุถึงติดตั้ง บริษัทรับผิดชอบ Waste ทั้งหมด (ดูรายละเอียดใน Module 3)
2.3การอนุมัติและการ Lock Stock
หลังจาก Admin สร้าง PQ เสร็จแล้ว Manager จะต้องตรวจสอบและอนุมัติทุกใบก่อนถึงจะส่งให้ลูกค้าได้ เมื่อลูกค้ายืนยันและชำระเงิน ระบบจะ Lock Stock ม้วนที่เลือกไว้ทันที เพื่อป้องกันไม่ให้ Stock ชุดเดิมถูกขายซ้ำ
🔒 ตัวอย่าง — การ Lock Stock
ลูกค้า A สั่ง LVT-2204 จำนวน 200 ตรม. ชำระมัดจำ 30% แล้ว
ระบบ Lock Roll R-042 (25.5 ตรม.) และ Roll R-043 (25.5 ตรม.) ทันที
Roll เหล่านี้แสดงสถานะ Hold — ไม่สามารถขายให้ลูกค้า B ได้อีก
3.1–3.3Stock Movement: Type 1, 2, 3A
| Type | วิธีตัด Stock | Waste ตกเป็นของใคร |
|---|
| Type 1 | ตัด Stock ตาม Invoice Qty ยกม้วน | ลูกค้า — คืนได้เฉพาะยกม้วน (Manager อนุมัติ) |
| Type 2 | ไม่ตัด Stock กระเบื้อง แต่ Manual เบิกกาว/ปูน | บริษัท (ต้นทุนงาน) |
| Type 3A | ตัด Stock ยกม้วน + Manual ตัดกาว/ปูน | ลูกค้า |
3.4Type 3B — Project รวม (Full Flow) ⭐
Type 3B เป็นกรณีที่ซับซ้อนที่สุด เพราะบริษัทรับผิดชอบงานตั้งแต่จัดหาวัสดุจนถึงการติดตั้ง ทำให้ปริมาณวัสดุที่ใช้จริงกับปริมาณที่เรียกเก็บเงินลูกค้าไม่เท่ากัน
⚠️ สาเหตุที่ต้องมีสองยอด: ในงานโปรเจกต์จริง ช่างต้องเผื่อวัสดุในการตัด การต่อลาย และของเสียระหว่างงาน ดังนั้นปริมาณที่เบิกจากสต็อกจะมากกว่าที่เก็บเงินลูกค้าเสมอ
📐 ตัวอย่าง — ลูกค้าสั่งปู 1,000 ตรม.
Invoice Qty (เรียกเก็บลูกค้า) = 1,000 ตรม.
Actual Pick Qty (เบิกจาก Stock จริง) = 1,100 ตรม.
Gap = 100 ตรม. — ระบบคำนวณอัตโนมัติ ต้องอธิบายว่า 100 ตรม. นี้ไปอยู่ที่ไหน
ขั้นตอนการดำเนินงาน Type 3B
1
Admin key Actual Pick Qty จากโปรแกรมภายนอกExcel หรือโปรแกรมออกแบบ — บันทึกเข้าระบบ Manual
2
ระบบคำนวณ Gap อัตโนมัติแสดง Invoice Qty vs Actual Pick Qty แยกคู่กัน · Gap = Actual − Invoice
3
Admin เลือก Batch/Roll# ที่จะตัดออกจากรายการที่ Lock ไว้ตั้งแต่รับชำระ
4
ตัด Stock 1,100 ตรม. → On-Siteออก DO = 1,100 ตรม. แต่ Invoice เรียกเก็บ = 1,000 ตรม. · Gap 100 ตรม. → Pending Site
5
ปิดงาน — จำแนก WasteAdmin ระบุว่า Gap 100 ตรม. เกิดอะไรขึ้น ใน 3 ทางเลือก
3 ทางเลือกในการปิดงาน Waste
♻️
Waste Return
เศษที่เหลือดีสภาพ เอากลับมาเก็บในคลัง บันทึกเป็น Waste Stock ระบุ Project ID ที่มา
🗑️
Scrap / Loss
เศษที่เสียหายหรือสูญหายในหน้างาน ตัดออกถาวร ต้องถ่ายรูปหลักฐานแนบ (สรรพากร)
✅
คืนม้วน
ม้วนที่ไม่ได้ใช้เลย ยังสภาพดี ส่งคืนเข้า Main Stock ได้ ต้อง Manager อนุมัติ
📋 ตัวอย่าง — การปิดงาน Gap 100 ตรม.
ใช้จริงในงาน 70 ตรม. (ตัดต่อลาย เสียระหว่างงาน) → บันทึกเป็น Scrap + แนบรูป
เหลือกลับมาดีสภาพ 30 ตรม. → Waste Return เข้า Waste Stock ระบุ Project: PRJ-2024-015
4.1เอกสารที่ระบบนี้ออก
📋
ใบเสนอราคา (PQ)
ส่งให้ลูกค้าเซ็นยืนยัน ใช้แทน PO ได้
📄
ใบแจ้งหนี้ / Invoice
รองรับ 2 รอบ หรือรอบเดียวถ้าชำระ 100% ทันที
📑
ใบวางบิล
ลูกค้าเซ็น บริษัทเก็บต้นฉบับ
🚚
ใบส่งสินค้า (DO)
รายละเอียดตรงกับ Invoice ออกพร้อมวันส่งของ
↩️
ใบรับคืนสินค้า
กรณีลูกค้าคืนของยกม้วน (Manager อนุมัติก่อน)
♻️
Waste Closing Summary
สรุปปิดงาน Project 3B ระบุ Gap/Scrap/Return
Express ออกเอง: ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) และใบเสร็จรับเงิน — ระบบนี้ส่งยอดให้บัญชีเพื่อออกเอกสารเหล่านี้เท่านั้น
4.2กระบวนการชำระเงิน 2 รูปแบบ
| รูปแบบ | ขั้นตอน |
|---|
| A — มัดจำก่อน แล้วจ่ายส่วนที่เหลือวันส่งของ |
1. ชำระมัดจำ XX% → Invoice รอบ 1 + ใบวางบิล → Lock Stock
2. วันส่งของ → Invoice รอบ 2 + ใบวางบิล + ใบส่งของ → ตัด Stock |
| B — ชำระ 100% ทันที |
ชำระเต็มจำนวน → Invoice ชุดเดียว + ใบส่งของทันที → ตัด Stock → จบ |
5.1สถานะทั้งหมดในระบบ
✅
Availableสินค้าพร้อมขาย — ยังไม่มีการจองหรือ Lock
🔒
Hold / Lockรับชำระแล้ว รอส่งของ — ทุก Type เมื่อมีการรับเงินมัดจำหรือครบ
🏗️
On-Siteอยู่หน้างาน — เฉพาะ Type 3B หลังส่งของแล้ว รอปิดงาน
⏳
Pending Siteส่วน Gap ที่ยังอยู่หน้างาน รอการปิดงานเพื่อจำแนก Waste
♻️
Waste Stockเศษที่เอากลับมาจาก Project ระบุ Project ID ขายได้แต่แยกจาก Main Stock
🗑️
Scrapตัดถาวร มีรูปหลักฐาน ใช้ยืนยันกับสรรพากร
🧪
Sample Outให้ตัวอย่างลูกค้า สุดท้ายทิ้งไปเป็น Scrap
🔵
BackorderStock ติดลบ ขายไปก่อนมีสินค้า รอของเข้ามาหักล้าง
5.2Backorder — การขายก่อนมีสินค้า
ลูกค้าสามารถสั่งสินค้าจาก Catalog ได้แม้ขณะนั้น Stock จะเป็น 0 หรือติดลบ ระบบบันทึกสถานะ Backorder ไว้ เมื่อสินค้าเข้ามาในภายหลังจะมาหักล้างยอดติดลบนั้น
🔵 ตัวอย่าง Backorder
Stock LVT-2204 ปัจจุบัน = 0 ตรม.
ลูกค้า B สั่ง 500 ตรม. → Stock = −500 ตรม. สถานะ: Backorder
2 สัปดาห์ต่อมา รับสินค้าเข้า 800 ตรม. → Stock = +300 ตรม. สถานะ: Available
| หัวข้อ | รายละเอียด |
|---|
| จำนวน Module | 5 Module — Inbound, Sales & PQ, Stock Movement & Project 3B, Document, Stock Status |
| ประเภทงานขาย | Type 1 / Type 2 / Type 3A / Type 3B |
| การติดตามสินค้า | ระดับ Batch และ Roll Number |
| คลังสินค้า | 2 คลัง (คลังใน / คลังนอก) |
| Lock Stock | อัตโนมัติเมื่อรับชำระ — ทุก Type |
| Waste Management | เฉพาะ Type 3B — Waste Return, Scrap/Loss, คืนม้วน พร้อม Project ID Tracking |
| เอกสารออกจากระบบ | 6 แบบ — PQ, Invoice, ใบวางบิล, DO, ใบรับคืน, Waste Closing Summary |
| รายงาน | ~10 แบบ — Stock Card, Waste Report, Sales by Type, Backorder, Scrap/Loss, Movement History ฯลฯ |
| การเชื่อมต่อบัญชี | ส่งยอดให้ Express ออก Tax Invoice และใบเสร็จ |
| Backorder | รองรับ — ขายได้ก่อนมีสินค้า Stock ติดลบได้ |
| Phase นี้ | เน้น Quantity Control — ยังไม่ตีมูลค่า (Costing) ใน Phase นี้ |
หมายเหตุ ·
เอกสารฉบับนี้จัดทำจาก Flow Diagram v5 ซึ่งผ่านการทบทวนจาก Interview กับผู้บริหารบริษัท มิเรเคิล ฟลอร์ริ่ง แล้ว
หากมีการเปลี่ยนแปลงหรือเพิ่มเติม Requirement ใดๆ กรุณาแจ้งทีม BA เพื่ออัปเดตเอกสารและ Flow ให้สอดคล้องกัน